Quantas vezes por dia vê o seu e-mail, procura actualizações dos seus sites ou blogs preferidos, faz longos telefonemas, mexe papéis para aqui e para acolá… quando sabe que devia de estar a fazer algo mais importante? Todos nós procrastinamos e uma das melhores formas de procrastinar é ocupar-nos com tarefas que nos fazem sentir que estamos a trabalhar, embora não naquilo que devíamos realmente estar a fazer.

Temos coisas muito importantes para fazer, sabemos que temos coisas muito importantes para fazer, mas mesmo assim não as fazemos. Como combater esta vontade de fazer coisas inúteis? Não existe uma maneira, mas várias – há que “atacar” o inimigo de todos os lados, só assim é que ele vai ceder. Estas 18 estratégias vão ajudá-lo nessa guerra:

1. Saiba distinguir o que é importante. Se a sua lista de afazeres inclui absolutamente tudo aquilo que tem de fazer, então o mais certo é que não fez a distinção entre as tarefas de elevado impacto e as coisas mais triviais. Comece por escolher três prioridades para o dia, o resto deve ser secundário.
2. Dê-lhes o devido destaque. Seja no computador, na parede à sua frente ou pousado no meio da secretária, deve ter um lembrete daquilo que deve fazer hoje.
3. Uma tarefa de cada vez. Embora possa parecer mais produtivo estar ao telefone, a verificar os e-mails e a tomar notas tudo em simultâneo, não é. Ao executar várias coisas ao mesmo tempo vai “saltar” entre aquilo que deve estar a fazer e o que não devia estar a fazer, ou seja, entre as tarefas úteis e inúteis.
4. Identifique aonde e como perde tempo. O que faz com mais frequência? Para alguns é o e-mail, para outros o Messenger ou o telefone, para outros, um determinado site, ou três! Se não tem a certeza sobre a sua “perdição”, preste mais atenção durante alguns dias. Se for necessário, registe. Por vezes, só o acto de registar algo durante uma semana ou duas vai torná-lo mais consciente relativamente ao seu “vício”. Para auxiliá-lo nos registos, pode usar o Page Addict ou então um simples caderno. Se souber quais são os seus “sugadores de tempo” é mais fácil derrotá-los.
5. Mude os seus hábitos. Se percebeu que é, por exemplo, com os e-mails que mais tempo perde, faça um esforço consciente e dedicado para alterar esse hábito específico. Ou seja, em vez de verificar a sua caixa de entrada de 5 em 5 minutos, designe dois ou três horários (de manhã, depois do almoço e no final do dia, por exemplo) para o fazer.
6. Seja responsável. Escolha alguém para confiar o seu novo objectivo e faça-lhes um update diário, junte-se a um fórum online ou então dê a conhecer a algum colega de trabalho que possa seguir os seus sucessos e fracassos. Parecendo que não, a pressão pública positiva vai ajudar.
7. Tenha bons motivos para poupar tempo. Porque é que quer eliminar os seus “sugadores de tempo”? Se não tiver um bom motivo, não vai fazer grande diferença. No entanto, se quer acabar de trabalhar mais cedo para passar mais tempo com a família, para terminar um projecto importante, para ter tempo para fazer exercício físico, relaxar, ler ou fazer outra coisa qualquer, são estas as razões que o vão motivar para mudar. Nunca se esqueça da sua motivação.
8. Dê uma recompensa a si próprio. Cada vez que resistir à vontade de fazer algo inútil, premeie-se. Pode ser um mimo especial ou pontos extra que contribuem para uma recompensa ainda maior.
9. Desligue-se. Se perde grande parte do seu tempo online ou ao telefone, reserve alguns minutos ou horas do seu dia para desligar tudo (literalmente!) e simplesmente trabalhar.
10. Conheça os seus momentos produtivos. Quando é que tem mais energia, maior concentração? De manhã cedo, durante a hora de almoço, a meio da tarde? Identifique esses picos de energia, livre-se de todas as distracções e dedique-se, em exclusivo, aos projectos importantes.
11. Livre-se das distracções. Todos nós temos as nossas distracções. Identifique as suas e elimine-as: desligue o telefone, coloque os phones para bloquear o ruído à sua volta, escolha a função “ocupado” no Messenger, cole um papel com “não incomodar” na sua porta… Elimine ainda toda a desorganização que tem à sua volta, é uma distracção visual.
12. Acabe com o vício de raiz. Existem situações em que, se o vício é demasiado forte, terá de o eliminar de raiz e sobreviver às consequências. Por exemplo, se o seu vício é o e-mail, esqueça-o durante alguns dias. Vai ser muito difícil, por isso, faça de conta de está de férias. Depois, quando “voltar”, estabeleça horários fixos para consultar a sua caixa de entrada e dê início a esse novo hábito.
13. Agrupe. Para além das três prioridades já estabelecidas, existem várias outras tarefas que, embora menores ou menos importantes, terão de ser concluídas na mesma. Junte-as e conclua tudo de uma só vez, mal tenha um pouco de tempo livre. Assim, não se vai distrair com elas durante o resto do dia.
14. Marque na agenda. Sim, determine uma certa hora para fazer todas as suas chamadas telefónicas, para fazer pesquisa ou participar em reuniões. Assim, quando não for essa hora, sabe que não devia de estar a fazer essas tarefas.
15. Repense tudo. De vez em quando, examine a forma como faz as suas coisas, reflectindo sobre as formas mais eficientes ou mais rápidas de as terminar. Isto não significa que tem de estar constantemente a fazer alterações ao seu “sistema”, importa sim lembrar que muitas vezes fazemos algo de determinada maneira porque estamos habituados a fazê-lo assim e não porque é a melhor maneira.
16. Mude de local. Se nenhuma das estratégias acima mencionadas funcionar, pode sempre experimentar mudar a sua localização. Pedir um posto de trabalho mais sossegado, trabalhar em casa, na biblioteca ou na esplanada de um café pode ser precisamente o que necessita para se concentrar a 100%.
17. Concentre-se nos resultados. O que quer concretizar hoje? Esse resultado deve ser o seu ponto focal durante todo o dia. Faça tudo o que puder para terminar aquele projecto ou então esforce-se para concluir as suas três prioridades e, no final do dia, faça um balanço – conseguiu ou não?
18. Comemore! Se no final do dia conseguiu concretizar aquilo a que se propôs logo de manhã, há que saborear a vitória. Aquela sensação maravilhosa de “missão cumprida” é a única motivação que precisa para continuar a ser produtivo e evitar a vontade de fazer coisas inúteis.