13 formas de simplificar o seu dia de trabalho
“Faça as coisas difíceis enquanto forem fáceis e faça as coisas grandes enquanto ainda forem pequenas. Uma viagem de mil milhas tem de começar com um único passo.”
- Lao Tzu
O nosso dia-a-dia no âmbito profissional pode ser stressante e cansativo, o que pode traduzir-se em dias pouco produtivos, que se repetem incessantemente até a criatividade deixar de existir na esfera do trabalho. Pare para refletir no tempo que passa sentado à secretária e pense de que maneiras pode simplificar o seu dia de trabalho, de forma a torná-lo mais agradável, mais criativo, mais produtivo. Comece por experimentar uma ou duas destas 13 dicas e vá avaliando até descobrir qual aquelas que realmente funcionam para si.
- Comece cedo. Não há nada melhor do que entrar num escritório antes de todos chegarem e dos telefones começarem a tocar para iniciar o seu trabalho calmamente – surpreender-se-á com a quantidade de tarefas que poderá despachar se chegar simplesmente 30 minutos mais cedo ao trabalho.
- Limite o seu horário. Muitas pessoas trabalham horas extras porque pensam que estão a fazer mais, a ser mais produtivos. Porém, isso nem sempre é verdade: a maioria precisa de ficar a trabalhar até mais tarde porque a falta de concentração, entre muitas outras distrações, não permitiram que realizassem o trabalho que tinham para fazer dentro do seu horário normal. Dito isso, é importante limitar o seu horário: só assim conseguirá fazer o que tem de fazer, sem perder tempo. A verdade é que os limites obrigam-nos a ser mais eficazes.
- Elabore uma pequena lista. Tem certamente uma longa lista de tarefas que tem de concretizar, mas o ideal – se quer simplificar o seu dia de trabalho – é escolher dessa lista 3 tarefas que realmente quer concluir e assim elaborar uma lista mais pequena. Quando estiver a fazer essa escolha, pense da seguinte forma: quais são as 3 tarefas que se as conseguir terminará ficarei extremamente satisfeito com o meu dia de trabalho? Comece a trabalhar numa dessas 3 tarefas mesmo antes de ver os emails ou as notícias do dia.
- Agrupe as distrações. Pense naquelas que são as suas maiores distrações no trabalho: ver os emails, ler blogs, Twitter, Facebook? Depois, estipule um horário para se dedicar exclusivamente a essas distrações: meia hora depois do almoço (esta é um momento do dia pouco produtivo por norma) ou durante a pausa da tarde (se não tem por hábito ir lanchar) ou então 5-10 minutos depois de cada hora de trabalho. Ao agrupar as distrações, também agrupa o trabalho. Para além disso, ajuda sempre trabalhar em função de um prémio, que acaba por ser uma merecida distração.
- Escreva emails mais curtos. Se já percebeu que os emails ocupam grande parte do seu dia de trabalho, então a coisa mais simples que pode fazer para alterar esta situação passa por escrever emails mais curtos. Ao limitar todos os emails que envia a 3-4 frases não só irá reduzir o tempo de escrita dos emails, como irá desencadear emails de resposta mais curtos, que não vão precisar de tanto tempo de leitura. Um pequeno e eficaz ciclo que simplificará o seu dia de trabalho!
- Limite as reuniões. Quanto menos reuniões, melhor. Opte por reuniões mais curtas e concisas ou então evite-as por completo, pedindo a alguém que lhe passe a informação mais relevante, por escrito ou verbalmente. Esta dica pode devolver-lhe muitas horas de trabalho produtivas semanal ou mensalmente.
- Automatize sempre que possível. O mundo da tecnologia está ao nosso serviço e devemos pô-lo a trabalhar para nós sempre que possível, só assim conseguirá simplificar o dia-a-dia no escritório e trocar as tarefas rotineiras e repetitivas por trabalho criativo e importante.
- Elimine papéis e burocracia. Todos sabemos o quão frustrante e consumidor de tempo é lidar com papéis e burocracia no trabalho, por isso, sempre que possa automatizar e passar alguma tarefa/processo para formato eletrónico/digital faça-o. Não há melhor forma de simplificar o seu dia de trabalho!
- Arrume a secretária. Mantenha sempre a sua secretária o mais arrumado possível, pois, é a forma mais simples de trabalhar e ser produtivo. Um ambiente caótico também pode ser um entrave à concentração e criatividade, por isso, mantenha tudo no seu lugar apropriado.
- Saia do escritório. Não para escapar ao trabalho, mas para um sítio onde possa realmente concentrar-se em tarefas importantes: pode ser um café tranquilo, a biblioteca ou o parque da cidade. Se não tiver acesso à Internet, tanto melhor – depois volte ao escritório, volte ao estado online e prossiga. Se puder trabalhar em casa e esta opção for produtiva por si (e aceite pelo seu chefe!) não há melhor forma de trabalhar. Pode ser apenas uma hora por dia ou um dia por semana… veja o que funciona melhor para si.
- Pare e respire fundo. A cada 20-30 minutos, levante-se da cadeira, pare e respire fundo. Na correria do dia-a-dia esquecemos muitas vezes de algo tão crucial como a respiração, por isso, pare para respirar. Dê uma volta ao escritório, pare para falar com alguém ou vá até lá fora e apanhe um pouco de ar fresco. Para além de respirar, vai ativar a circulação e aliviar a tensão acumulada no pescoço e ombros. Quando voltar à sua secretária – a sentir-se como novo – relembre a si próprio qual a tarefa que tem entre mãos e concentre-se.
- Pratique um ritual de concentração. Já se sabe que no que toca a trabalhar com criatividade e produtividade, a concentração é tudo, por isso, faça dela um ritual. Precisa apenas de um minuto ou dois para: desligar a Internet, ir à casa de banho, beber um copo de água ou parar para respirar. Regresse à sua secretária, olhe para a sua lista de afazeres, decida qual a tarefa que vai concretizar de seguida e comece. Concentre-se a 100%, resistindo o máximo tempo possível até voltar a ligar a Internet e ver o seu email – este é um excelente desafio pessoal e a melhor forma de se voltar a concentrar quando as distrações ameaçam a produtividade.
- Agende tempo para trabalho criativo. Esta tarefa não é para todos, uma vez que requer grande disciplina, porém, se puder, experimente agendar 3-4 horas para se dedicar exclusivamente a um grande projeto. Durante este tempo, é a inspiração e a criatividade que devem sobressair, não havendo espaço para interrupções (avise os colegas de trabalho), nem distrações (utilize as pausas para respirar e o ritual de reconcentração para aproveitar este tempo ao máximo). Seja criativo, seja produtivo… simplifique o seu próprio trabalho.
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