13 formas de simplificar o seu dia de trabalho

Mãos em cima de um teclado dum portátil

“Faça as coisas difíceis enquanto forem fáceis e faça as coisas grandes enquanto ainda forem pequenas. Uma viagem de mil milhas tem de começar com um único passo.”
- Lao Tzu

O nosso dia-a-dia no âmbito profissional pode ser stressante e cansativo, o que pode traduzir-se em dias pouco produtivos, que se repetem incessantemente até a criatividade deixar de existir na esfera do trabalho. Pare para refletir no tempo que passa sentado à secretária e pense de que maneiras pode simplificar o seu dia de trabalho, de forma a torná-lo mais agradável, mais criativo, mais produtivo. Comece por experimentar uma ou duas destas 13 dicas e vá avaliando até descobrir qual aquelas que realmente funcionam para si.

  1. Comece cedo. Não há nada melhor do que entrar num escritório antes de todos chegarem e dos telefones começarem a tocar para iniciar o seu trabalho calmamente – surpreender-se-á com a quantidade de tarefas que poderá despachar se chegar simplesmente 30 minutos mais cedo ao trabalho.
  2. Limite o seu horário. Muitas pessoas trabalham horas extras porque pensam que estão a fazer mais, a ser mais produtivos. Porém, isso nem sempre é verdade: a maioria precisa de ficar a trabalhar até mais tarde porque a falta de concentração, entre muitas outras distrações, não permitiram que realizassem o trabalho que tinham para fazer dentro do seu horário normal. Dito isso, é importante limitar o seu horário: só assim conseguirá fazer o que tem de fazer, sem perder tempo. A verdade é que os limites obrigam-nos a ser mais eficazes.
  3. Elabore uma pequena lista. Tem certamente uma longa lista de tarefas que tem de concretizar, mas o ideal – se quer simplificar o seu dia de trabalho – é escolher dessa lista 3 tarefas que realmente quer concluir e assim elaborar uma lista mais pequena. Quando estiver a fazer essa escolha, pense da seguinte forma: quais são as 3 tarefas que se as conseguir terminará ficarei extremamente satisfeito com o meu dia de trabalho? Comece a trabalhar numa dessas 3 tarefas mesmo antes de ver os emails ou as notícias do dia.
  4. Agrupe as distrações. Pense naquelas que são as suas maiores distrações no trabalho: ver os emails, ler blogs, Twitter, Facebook? Depois, estipule um horário para se dedicar exclusivamente a essas distrações: meia hora depois do almoço (esta é um momento do dia pouco produtivo por norma) ou durante a pausa da tarde (se não tem por hábito ir lanchar) ou então 5-10 minutos depois de cada hora de trabalho. Ao agrupar as distrações, também agrupa o trabalho. Para além disso, ajuda sempre trabalhar em função de um prémio, que acaba por ser uma merecida distração.
  5. Escreva emails mais curtos. Se já percebeu que os emails ocupam grande parte do seu dia de trabalho, então a coisa mais simples que pode fazer para alterar esta situação passa por escrever emails mais curtos. Ao limitar todos os emails que envia a 3-4 frases não só irá reduzir o tempo de escrita dos emails, como irá desencadear emails de resposta mais curtos, que não vão precisar de tanto tempo de leitura. Um pequeno e eficaz ciclo que simplificará o seu dia de trabalho!
  6. Limite as reuniões. Quanto menos reuniões, melhor. Opte por reuniões mais curtas e concisas ou então evite-as por completo, pedindo a alguém que lhe passe a informação mais relevante, por escrito ou verbalmente. Esta dica pode devolver-lhe muitas horas de trabalho produtivas semanal ou mensalmente.
  7. Automatize sempre que possível. O mundo da tecnologia está ao nosso serviço e devemos pô-lo a trabalhar para nós sempre que possível, só assim conseguirá simplificar o dia-a-dia no escritório e trocar as tarefas rotineiras e repetitivas por trabalho criativo e importante.
  8. Elimine papéis e burocracia. Todos sabemos o quão frustrante e consumidor de tempo é lidar com papéis e burocracia no trabalho, por isso, sempre que possa automatizar e passar alguma tarefa/processo para formato eletrónico/digital faça-o. Não há melhor forma de simplificar o seu dia de trabalho!
  9. Arrume a secretária. Mantenha sempre a sua secretária o mais arrumado possível, pois, é a forma mais simples de trabalhar e ser produtivo. Um ambiente caótico também pode ser um entrave à concentração e criatividade, por isso, mantenha tudo no seu lugar apropriado.
  10. Saia do escritório. Não para escapar ao trabalho, mas para um sítio onde possa realmente concentrar-se em tarefas importantes: pode ser um café tranquilo, a biblioteca ou o parque da cidade. Se não tiver acesso à Internet, tanto melhor – depois volte ao escritório, volte ao estado online e prossiga. Se puder trabalhar em casa e esta opção for produtiva por si (e aceite pelo seu chefe!) não há melhor forma de trabalhar. Pode ser apenas uma hora por dia ou um dia por semana… veja o que funciona melhor para si.
  11. Pare e respire fundo. A cada 20-30 minutos, levante-se da cadeira, pare e respire fundo. Na correria do dia-a-dia esquecemos muitas vezes de algo tão crucial como a respiração, por isso, pare para respirar. Dê uma volta ao escritório, pare para falar com alguém ou vá até lá fora e apanhe um pouco de ar fresco. Para além de respirar, vai ativar a circulação e aliviar a tensão acumulada no pescoço e ombros. Quando voltar à sua secretária – a sentir-se como novo – relembre a si próprio qual a tarefa que tem entre mãos e concentre-se.
  12. Pratique um ritual de concentração. Já se sabe que no que toca a trabalhar com criatividade e produtividade, a concentração é tudo, por isso, faça dela um ritual. Precisa apenas de um minuto ou dois para: desligar a Internet, ir à casa de banho, beber um copo de água ou parar para respirar. Regresse à sua secretária, olhe para a sua lista de afazeres, decida qual a tarefa que vai concretizar de seguida e comece. Concentre-se a 100%, resistindo o máximo tempo possível até voltar a ligar a Internet e ver o seu email – este é um excelente desafio pessoal e a melhor forma de se voltar a concentrar quando as distrações ameaçam a produtividade.
  13. Agende tempo para trabalho criativo. Esta tarefa não é para todos, uma vez que requer grande disciplina, porém, se puder, experimente agendar 3-4 horas para se dedicar exclusivamente a um grande projeto. Durante este tempo, é a inspiração e a criatividade que devem sobressair, não havendo espaço para interrupções (avise os colegas de trabalho), nem distrações (utilize as pausas para respirar e o ritual de reconcentração para aproveitar este tempo ao máximo). Seja criativo, seja produtivo… simplifique o seu próprio trabalho.
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