10 passos para eliminar a burocracia da sua vida

pasta organizada

“Estou impressionado com a urgência do fazer. Saber não chega, temos de aplicar. Ter vontade de o fazer não chega; temos de agir.”

- Leonardo da Vinci

Quem não sabe o que é trabalhar numa empresa onde a quantidade de papelada necessária para fazer tudo e mais alguma coisa é avassaladora, onde as reuniões infinitas, os registos e os processos burocráticos para executar coisas tão simples como fazer um telefonema ou utilizar um equipamento já se tornaram ridículos? Mais, onde a burocracia já excede a produtividade em cada dia útil?

O que pode parecer organizado e profissional – relatórios diários ou semanais, formulários imaculados, telefonemas pontuais, planos A, B e C – acaba, muitas vezes, por inibir a criatividade e a motivação, abrandar todo e qualquer ritmo de trabalho, criar situações de stress, tensão e até caos; o que acaba, inevitavelmente, por afectar os níveis de produtividade.

Dá por si a pensar muitas vezes: com tanto para fazer porque é que estou a participar em mais uma reunião de duas horas? Porque é que tenho de preencher estas fichas de avaliação quando há um projecto importantíssimo para terminar? Sim? Então é certamente daquelas pessoas que prefere canalizar todas as suas energias para a acção em detrimento da burocracia. Continue a ler para descobrir como fazê-lo.

  1. Saiba o que quer. Por vezes, a burocracia dá-se quando as pessoas se focam demasiado nos processos em vez de no resultado final, privilegiando o meio em detrimento do fim. O que está a tentar concretizar? Aonde é que quer chegar? Procure o caminho mais curto e o atalho mais próximo, em vez de complicar as coisas. Visualize o resultado que deseja e concentre-se nisso a 100%.
  2. Delineie as suas prioridades. Nunca se esqueça qual é o core business da sua empresa, ou seja, aquilo que a faz “mexer”. Certamente não serão as toneladas de papel gastas ou as reuniões infinitas (a não ser algumas, poucas, excepções). Claro que se vai ter uma reunião com um possível futuro cliente, isso é certamente prioritário. Saiba o que é o que não é. Para a maior parte das pessoas, o trabalho a sério é outra coisa: escrever artigos, fazer pesquisa, programação, design gráfico, analisar estatísticas, fazer contas… Saiba o que é realmente crucial e dedique-se exclusivamente a isso.
  3. Elimine o papel sempre que possível. Quantos formulários existem na sua empresa? Quantos deles contêm o mesmo tipo de informação? Não seria possível transpor todos esses dados para um ficheiro electrónico ou programa online, mantendo-os disponíveis para futuras e semelhantes ocasiões? Tem mesmo de imprimir todos os e-mails que recebe, não pode simplesmente guardá-los online ou no PC? Não seria tudo isso mais fácil, mais rápido, mais eficiente, mais amigo do ambiente?
  4. Abrevie os processos. Existem passos, aprovações, protocolos, reuniões e papéis que podem ser reduzidos ou eliminados no que toca à forma como se fazem determinadas coisas na empresa? Mesma nas tarefas rotineiras onde se perde muito tempo e ninguém lhe dá valor algum? Nem é preciso pensar muito, a resposta será quase sempre “sim”.
  5. Poder de decisão. É um cenário recorrente: não há nada que possa sair da empresa sem a aprovação do chefe, nem um projecto milionário, nem um e-mail de pedido de orçamento para a nova impressora. Pior só quando o mesmo assunto requer a sua aprovação várias vezes – depois de sucessivas alterações, por exemplo – andando para trás e para a frente durante dias consecutivos. Esgota-se o tempo, esgota-se a paciência e não se faz outra coisa. Uma boa maneira de contornar este tipo de situações é dar o poder de decisão a outros, mas sempre com um conjunto de instruções claras. Pode acompanhar essa(s) pessoa(s) mais de perto no início, mas depois deixe-as trabalhar à vontade, lembrando-lhes que podem e devem recorrer a si se encontrarem algum problema ou dúvida de maior. Chama-se delegar e é maravilhoso.
  6. Não adie decisões. Pior do que um chefe que tem de tomar todas as decisões, é um chefe que não consegue decidir nada, procrastina e contribui para o amontoar do trabalho. Quando precisa de tomar uma decisão, mune-se da informação e critérios necessários ao assunto em questão e faça-a rapidamente. Quanto mais esperar, maiores se tornam os problemas e mais difíceis se tornam as situações complicadas. A indecisão é inimiga da acção.
  7. Esteja sempre informado. Se não tiver toda a informação que precisa na ponta dos dedos, não pode tomar boas decisões. E, embora não o saibam, este é um dos grandes motivos pelo qual as pessoas adiam a tomada de decisões. Antecipe-se e esteja sempre um passo à frente. Quando não estiver, informe-se. A vida torna-se muito mais fácil.
  8. A palavra-chave é “acção”. Nunca se esqueça. Escreva-a num post-it e cole-o à sua frente. Quando estiver a procrastinar sobre isto ou aquilo, lembre-se que é necessário tomar uma atitude, fazer alguma coisa. Agora. Quando for preciso percorrer vários passos para concluir algo, lembre-se, cada passo que ultrapassar está a aproximá-lo do resultado final. Quando estiver “preso” numa tarefa rotineira (reuniões, telefonemas, relatórios…) pense: é isto que impede que eu seja activo, que eu faça o meu trabalho? Como é costume dizer-se: luz, câmara, acção!
  9. Procure pessoas pró-activas. Quando recrutar colaboradores ou escolher uma equipa de trabalho para determinado projecto, procure aquelas pessoas que sabem fazer acontecer, que sabem concretizar. Quando em dúvida, faça um teste com alguma tarefa ou projecto menor e observe quais os seus focos de atenção: acções e decisões ou papéis e processos? As pessoas pró-activas vão concretizar o seu trabalho da forma mais eficaz. São essas as pessoas que quer ao seu lado.
  10. Premeie a acção. Procure reconhecer quem foi pró-activo, incluindo você próprio. Esse reconhecimento pode ser um simples elogio, um prémio ou uma promoção. Acima de tudo, esse reconhecimento transmite à empresa – ou a si – que a acção é a maior prioridade.
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